Einführung elektronischer Geschäftsprozesse bei der Caralux Licht- und Neonlichttechnik GmbH

IT-gestützte Prozesse der Materialwirtschaft

Problemstellung

Im Laufe der Unternehmensentwicklung sind bei der Caralux GmbH vielfältige und insgesamt relativ unstrukturierte Prozesse der Materialbeschaffung und Materialwirtschaft entstanden. Materialbestellungen und die Überwachung von Lieferterminen werden von unterschiedlichen Akteuren dezentral und nicht ausreichend abgestimmt vorgenommen.

Aufgrund der aktuellen Marktsituation kommt es auf dem Weltmarkt zunehmend zu Materialengpässen und Lieferverzögerungen. Aus diesem Grund können Liefertermine gegenüber Kunden teilweise nicht eingehalten werden, Materialien müssen zu überhöhten Preisen von alternativen Anbietern beschafft werden oder die Produktion kann nicht kontinuierlich durchgeführt werden, wodurch insbesondere erhebliche zusätzliche Umrüstkosten entstehen.

Prozesse, die infolge der Überschreitungen von Materiallieferterminen notwendig sind, werden empirisch und weitgehend unstrukturiert ausgeführt. Diese Prozesse können sehr komplex werden und betreffen u.a. die Beschaffung von Material bei alternativen Lieferanten, die Beherrschung der Auswirkungen auf die Produktionsplanung und die Abstimmung mit den Kunden.

Lösung

Um zuverlässige Informationen über Materiallieferungen als Grundlage für die Produktionsplanung zu beschaffen, haben wir die Terminüberwachung komplett automatisiert.

Alle Abläufe wurden mit Hilfe der Workflowengine Agilium abgebildet, optimiert und danach automatisiert. In Agilium ist die Terminüberwachung vollständig IT-gestützt und damit schnell, transparent und sicher abgewickelt. Die evermind GmbH hat die notwendigen Schnittstellen zur kaufmännischen Software aufgebaut, die bei Caralux zur Antrags-, Lieferschein- und Rechnungserstellung sowie zur Anlegung von Bestellungen verwendet wird.

Im September 2010 ist eine Testphase eingeplant. Im Rahmen dessen wird Agilium auf einem Testcomputer installiert. Der Prozess „Terminüberwachung“ wird bei Caralux von allen Mitarbeitern, die an dem Prozess teilnehmen, getestet. Danach werden alle notwendigen Verbesserungen vorgenommen und die Softwarelösung wird eingeführt. Die Mitarbeiter werden von BITLOG Consulting GmbH trainiert und bei ihrer Arbeit mit Agilum begleitet.

Hauptprozess: Überwachung
Subprozess: Terminaktualisierung
Übersicht: offene Prozesse
Übersicht: offene Aufgaben
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Folgende Verbesserungen in den Prozessen bei Caralux sind zu erwarten:

  • Senkung der Prozesskosten für die Materialbeschaffung
  • Verbesserung der Kontinuität der Produktion, Verminderung von Produktionsunterbrechungen infolge von Materialengpässen
  • Verminderung der Terminüberschreitungen gegenüber Kunden
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